เอกสารประกอบฎ กา เบ กจ ายเง น เบกจายเงน

Transcription

1 03/10/57 เอกสารประกอบฎ กา เบ กจ ายเง น เบกจายเงน 1 ข อบกพร อง เอกสารประกอบฎ กาเบ กจ ายเง น 1. ส งใช เง นย มไม ม ฎ กาเบ กจ ายให ตรวจสอบ 2. ไม ม ใบเสร จร บเง นประกอบฎ กาให ตรวจสอบ 3. ไม ม หล กฐานประกอบการเบ กจ าย 4. การจ ดเก บฎ กาไม เร ยงตามรายงานการจ ดท าเช ค 5. หน าฎ กาเบ กจ ายเง นลงรายการไม ครบถ วน เช น ไม ม เลขท ผ เบ ก ไม ม เลขท คล งร บ เป นต น 6. ผ จ ายเง นไม ลงลายม อช อร บรองการจ าย และร บรองความถ กต องก าก บไว ในใบส าค ญ ค จ าย 7. ไม ม หล กฐานการโอนเง นเข าบ ญช เง นฝากธนาคารของเจ าหน าท หร อผ ม ส ทธ ประกอบ ฎ กา 8. ไม จ ดท าแผนการใช จ ายเง นย นต อหน วยงานคล ง 9. เอกสารหล กฐานประกอบฎ กาไม ถ กต องครบถ วน 2 1

2 03/10/57 เอกสารประกอบฎ กาเบ กจ ายเง น 1. ระเบ ยบกระทรวงมหาดไทย ว าด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝากเง น การเก บร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กรปกครอง ส วนท องถ น พ.ศ ระเบ ยบกรมการปกครองว าด วยการบ นท กบ ญช การจ ดท าทะเบ ยนและ รายงานการเง นขององค กรปกครองส วนท องถ น พ.ศ ข อ หน งส อกระทรวงมหาดไทย ท มท /ว 3153 ลงว นท 1 พฤศจ กายน 2544 เร อง การจ ดเก บและด แลเอกสารทางการเง นขององค กรปกครอง ส วนท องถ น 4. หน งส อกรมส งเสร มการปกครองท องถ น ด วนท ส ด ท มท ๐๘๐๘.๓/ว๘๑๙ ลงว นท ๒ ก มภาพ นธ ๒๕๔๗ เร องปร บระบบการบ นท กบ ญช ขององค การ บร หารส วนต าบลก อนเข าส ระบบการบ นท กบ ญช ด วยระบบคอมพ วเตอร 3 เอกสารประกอบฎ กาเบ กจ ายเง น 1. หน งส อกระทรวง มหาดไทย ท มท ๐๓๑๓.๔/ว ๒๘๘๘๑ ลงว นท ๒๘ ธ นวาคม ๒๕๔๑เร องการก าหนดแบบรายงานเง นคงเหล อประจ าว นและแบบฎ กาเบ กจ ายเง น ขององค กรปกครองส วนท องถ น 2. หน งส อกรมส งเสร มการปกครองท องถ น ท มท ๐๘๐๘.๔/ว ๑๐๘๘ ลงว นท ๘ ม ถ นายน ๒๕๔๘ เร อง การจ ายเง นโดยว ธ ผ านธนาคารขององค กรปกครองส วน ท องถ น 3. หน งส อกรมส งเสร มการปกครองท องถ น ท มท ๐๘๐๘.๔/ว ๖๐๙ ลงว นท ๒๓ ม นาคม ๒๕๔๘ เร อง การก าหนดแบบและแนวทาง การปร บปร งบ ญช เง นสะสม รายงานสถานะการเง นประจ าว น และแผนการใช จ ายเง นขององค กรปกครองส วน ท องถ น 4 2

3 ข อบกพร อง เอกสารประกอบฎ กาเบ กจ ายเง น ข อบกพร องท ตรวจพบ ข อเสนอแนะ 1. เบ กจ ายเง นโดยไม ม หล กฐานให ตรวจสอบ เป นการไม ปฏ บ ต ตามระเบ ยบกระทรวงมหาดไทย ด งน ว าด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝากเง น การเก บ 1) การส งใช เง นย มไม ม ฎ การายจ ายตาม ร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กรปกครองส วน งบประมาณพร อมใบส าค ญค จ ายให ตรวจสอบ ท องถ น พ.ศ ข อ 67 ข อ 73 ข อ 75 และข อ 86 2) เทศบาลเบ กจ ายเง นโดยไม ม ฎ กาให และระเบ ยบกรมการปกครองว าด วยการบ นท กบ ญช การ ตรวจสอบ จ ดท าทะเบ ยนและรายงานการเง นขององค กรปกครอง 3) ไม ม ใบเสร จร บเง นและเอกสารประกอบ ส วนท องถ น พ.ศ ข อ 28 ฎ กาให ตรวจสอบ และเบ กจ ายเง นไม ถ กต องตาม ให แต งต งคณะกรรมการสอบข อเท จจร ง กรณ ไม ม ระเบ ยบหร อไม ม ระเบ ยบให เบ กจ าย ฎ กาให ตรวจสอบ ไม ม ใบเสร จร บเง น และเอกสาร หล กฐานประกอบฎ กาให ตรวจสอบแล วส งการให เจ าหน าท รวบรวมฎ กาหล กฐานการจ ายส งให ส าน กตรวจ เง นแผ นด นจ งหว ด หากไม สามารถรวบรวมหล กฐานการ จ ายส งให ตรวจสอบได ให หาผ ร บผ ดชอบน าเง นส งค นคล ง เทศบาลและพ จารณาโทษและพ จารณาโทษตามควรแก กรณ และหากพบว าเป นการกระท าท จร ตให ด าเน นการ ตามกฎหมายท เก ยวข องต อไป และให นายอ าเภอใน 2. การเบ กจ ายเง นไม ม หล กฐานประกอบการ เบ กจ ายเง น ฐานะควบค มด แล ด าเน นการตามอ านาจหน าท เป นการไม ปฏ บ ต ตามหน งส อกระทรวงมหาดไทย ท มท /ว 3153 ลงว นท 1 พฤศจ กายน 2544 เร อง การจ ดเก บและด แลเอกสารทางการเง นขององค กร ปกครองส วนท องถ น และระเบ ยบกระทรวงมหาดไทยว า ด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝากเง น การเก บ ร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กรปกครองส วน ท องถ น พ.ศ ข อ 75 ก าหนดให องค กรปกครอง ส วนท องถ นเก บร กษาหล กฐานการจ ายไว ในท ปลอดภ ย อย าให ช าร ด ส ญหาย หร อเส ยหาย ให ส งหล กฐานด งกล าวตรวจสอบ หากไม ม หล กฐาน ให ตรวจสอบให น าเง นส งค นคล ง และส าเนาหล กฐานการ ร บเง นให ส าน กตรวจเง นแผ นด นตรวจสอบด วย ก าช ยเจ าหน าท ให ด าเน นการมาตรการเป นแนวทาง ในข นตอนการจ ดเก บและด แลเอกสารทางการเง นพร อม ระบ การมอบหมายงานแต ละข นตอนเป นลายล กษณ อ กษร โดยถ อปฏ บ ต ตามหน งส อกระทรวงมหาดไทย ด งกล าว เพ อป องก นม ให เก ดความผ ดพลาดตาม ข อส งเกตข างต น

4 ข อบกพร องท ตรวจพบ ข อเสนอแนะ 3. ตรวจสอบฎ กาเบ กจ าย ก บสม ดเง นสด จ าย พบว า ไม ม ฎ กาและหล กฐานการจ าย ประกอบฎ กาให ตรวจสอบ 4. เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบไม ได จ ดเก บฎ กา เบ กเง นเร ยงตามรายงานการจ ดท าเช คแต จ ดเก บ ตามหมวดรายจ าย 5. หน าฎ กาเบ กจ ายเง นลงรายการ ไม ครบถ วนเช นไม ม เลขท ผ เบ กไม ม เลขท คล งร บ ไม แสดงจ านวนงบประมาณคงเหล อไม ม ลายม อ ช อผ เบ ก ผ อน ม ต และผ ม อ านาจลงนามในเช ค เป นต น 6. หล กฐานการจ ายเง นท องค กรปกครอง ส วนท องถ นใช เป นเอกสารประกอบฎ กา หร อใช เป นหล กฐานการจ ายเง นให แก เจ าหน หร อผ ม เป นการไม ปฏ บ ต ระเบ ยบกระทรวงมหาดไทย ว าด วยการร บเง น การจ ายเง น การฝากเง น การ เก บร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กรปกครอง ส วนท องถ น พ.ศ หมวด 4 การเบ กเง น ข อ 40 และหมวด 7 ส วนท 2 หล กฐานการจ ายเง นข อ 73 และ ข อ 75 ซ งอาจม ผลท าให เก ดเง นขาดบ ญช และท าให ทางราชการได ร บความเส ยหายได ให ส งการให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบให ด าเน นการ น าฎ กาด งกล าวมาให ตรวจสอบโดยเร ว หากไม สามารถ น ามาให ตรวจสอบได ขอให ต งกรรมการสอบข อเท จจร ง เพ อหาผ ร บผ ดชอบน าเง นส งค นคล ง ให แต งต งคณะกรรมการสอบข อเท จจร งก บ เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบในการจ ดเก บฎ กาท ละเลยการ ปฏ บ ต หน าท กรณ ไม ม ฎ กาให ตรวจสอบท าให ทาง ราชการเก ดความเส ยหาย โดยพ จารณาโทษทางว น ย และด าเน นการตามกฎหมายและระเบ ยบท เก ยวข อง ผล ประการใดได แจ งให สตง.ทราบด วย ให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบจ ดเก บฎ กาเบ กเง น เร ยงตามรายงานการจ ดท าเช ค โดยให ถ อปฏ บ ต ตาม ระเบ ยบกรมการปกครองว าด วยการบ นท กบ ญช พ.ศ. ๒๕๔๓ส าหร บองค การบร หารส วนต าบลให ถ อปฏ บ ต ตามหน งส อกรมส งเสร มการปกครองท องถ น ด วนท ส ด ท มท ๐๘๐๘.๓/ว ๘๑๙ ลงว นท ๒ ก มภาพ นธ ๒๕๔๗ เร อง ปร บระบบการบ นท กบ ญช ของ องค การบร หารส วนต าบลก อนเข าส ระบบการบ นท ก บ ญช ด วยระบบคอมพ วเตอร ให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบตรวจสอบความ ครบถ วนถ กต องของหน าฎ กาเบ กจ ายเง นก อนการเสนอ ผ บร หารท องถ นอน ม ต หร อก อนการจ ายเง นให ก บเจ าหน หร อผ ม ส ทธ โดยถ อปฏ บ ต ตามหน งส อกระทรวง มหาดไทย ท มท ๐๓๑๓.๔/ว ๒๘๘๘๑ ลงว นท ๒๘ ธ นวาคม ๒๕๔๑เร องการก าหนดแบบรายงานเง น คงเหล อประจ าว นและแบบฎ กาเบ กจ ายเง นขององค กร ปกครองส วนท องถ น ให ผ จ ายเง นลงลายม อช อร บรองการจ ายพร อม ท งม ช อสก ลต วบรรจง ก าก บไว ในหล กฐานการจ ายเง น ให แก เจ าหน หร อผ ร บเง น และกรณ ท เป นใบส าค ญค จ าย

5 ข อบกพร องท ตรวจพบ ข อเสนอแนะ ส ทธ ผ จ ายเง นไม ได ลงลายม อช อร บรองการจ าย และห วหน าหน วยงานคล งไม ได ลงลายม อช อ ร บรองความถ กต องก าก บไว ในใบส าค ญค จ าย 7. การจ ายเง นโดยการโอนเง นเข าบ ญช ธนาคารของเจ าหน หร อผ ม ส ทธ เช นเง นเด อน ค าจ าง และค าตอบแทนไม ม หล กฐานการโอนเง น เข าบ ญช เง นฝากธนาคารของเจ าหน หร อผ ม ส ทธ ประกอบฎ กาเพ อเป นหล กฐานการจ าย 8. เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบไม จ ดท าแผนการใช จ ายเง นย นต อหน วยงานคล ง เพ อรวบรวมจ ดท า เป นแผนการใช จ ายเง นขององค กรปกครองส วน ท องถ น 9. การเบ กจ ายเง น ม ข อบกพร องเก ยวก บ การจ ดท าฎ กาเบ กจ ายเง น และเอกสารหล กฐาน ประกอบฎ กาเบ กจ ายเง น ท ไม ถ กต องครบถ วน 1) ไม ม ใบเสร จร บเง นการเบ กจ ายเง น ผ ม หน าท ตรวจสอบงบประมาณตรวจฎ กา และ จ ายเง นไม ลงลายม อช อหน าฎ กา เอกสาร หล กฐานเบ กจ ายเง นไม ม ลายม อช อผ ม หน าท ท ส าค ญเก ยวก บการจ ดหาพ สด ได แก ผ ม อ านาจ ส งจ าง/ส งซ อ ไม ได ลงนามอน ม ต ในรายงานขอ อน ม ต จ ดซ อจ ดจ าง ค าส งแต งต งคณะกรรมการ ให ห วหน าหน วยงานคล งลงลายม อช อร บรองความ ถ กต องก าก บไว ด วย เพ อให เป นไปตามระเบ ยบ กระทรวงมหาดไทย ว าด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝากเง น การเก บร กษาเง น และการตรวจเง นของ องค กรปกครองส วนท องถ น พ.ศ. ๒๕๔๗ ข อ ๗๗ ให เจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบในการโอนเง นเข าบ ญช เจ าหน หร อผ ม ส ทธ ใช ส าเนาบ ญช เง นฝากธนาคาร หร อหน งส อแจ งการโอนเง นเข าบ ญช เง นฝากธนาคาร หร อแบบค าขอร บเง นผ านธนาคารและส าเนาใบน า ฝากเง นเข าบ ญช ของเจ าหน หร อผ ม ส ทธ ประกอบฎ กา เพ อเป นหล กฐานการจ ายโดยให ถ อปฏ บ ต ตามหน งส อ กรมส งเสร มการปกครองท องถ น ท มท ๐๘๐๘.๔/ว ๑๐๘๘ ลงว นท ๘ ม ถ นายน ๒๕๔๘ เร อง การจ ายเง น โดยว ธ ผ านธนาคารขององค กรปกครองส วนท องถ น ให หน วยงานผ เบ กขององค กรปกครองส วน ท องถ นจ ดท าแผนการใช จ ายเง นย นต อหน วยงานคล ง ก อนว นเร มต นไตรมาสอย างน อย ๒๐ ว น เพ อหน วยงาน คล งจ ดท าเป นแผนการใช จ ายเง นขององค กรปกครอง ส วนท องถ น โดยถ อปฏ บ ต ตามระเบ ยบกระทรวง มหาดไทย ว าด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝาก เง น การเก บร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กร ปกครองส วนท องถ น พ.ศ. ๒๕๔๗ ข อ ๓๘ และหน งส อ กรมส งเสร มการปกครองท องถ น ท มท ๐๘๐๘.๔/ว ๖๐๙ ลงว นท ๒๓ ม นาคม ๒๕๔๘ เร อง การก าหนด แบบและแนวทางการปร บปร งบ ญช เง นสะสม รายงาน สถานะการเง นประจ าว น และแผนการใช จ ายเง นของ องค กรปกครองส วนท องถ น การด าเน นการด งกล าว ท าให เอกสารหล กฐาน ประกอบการเบ กจ ายเง นขาดความน าเช อถ อ ว าได ม การ ด าเน นการจ ดซ อจ ดจ างถ กต องตามข นตอนท ก าหนดใน ระเบ ยบกระทรวงมหาดไทยว าด วยการพ สด ของ หน วยงานบร หารราชการส วนท องถ น พ.ศ และท แก ไขเพ มเต ม การเบ กจ ายเง นปฏ บ ต โดยถ กต องตาม ข นตอนในระเบ ยบกระทรวง มหาดไทย ว าด วยการร บ

6 ข อบกพร องท ตรวจพบ ข อเสนอแนะ ตรวจการจ าง ค าส งแต งต งคณะกรรมการก าหนด ราคากลาง ช างผ ควบค มงานไม ได บ นท กและ ลงลายม อช อในรายงานการปฏ บ ต งานของผ ร บจ างประชาชน ส ญญาจ างไม ม ลายม อช อของ ค ส ญญา และคณะกรรมการตรวจการจ างไม ลง ลายม อช อในใบตรวจร บงาน 2) ไม ม ฎ กาให ตรวจสอบ เก ดจาก หน วยงานผ เบ กจ ดท าฎ กาเบ กจ ายเง นโดยไม ได ตรวจสอบความถ กต องของเอกสารหล กฐาน ก อนท จะย นฎ กาขอเบ กเง นจากหน วยงานคล ง และหน วยงานคล งซ งร บผ ดชอบเก ยวก บการ ตรวจฎ กาและการเก บร กษาฎ กาไม ได ปฏ บ ต หน าท ให เป นไปตามระเบ ยบกระทรวงมหาดไทย ว าด วยการร บเง น การเบ กจ ายเง น การฝากเง น การเก บร กษาเง น และการตรวจเง นขององค กร ปกครองส วนท องถ น พ.ศ.2547 เง น การจ ายเง น การฝากเง น การเก บร กษาเง น และการ ตรวจเง นขององค กรปกครองส วนท องถ น พ.ศ เทศบาลได ร บพ สด ถ กต องครบถ วนจร ง และได เบ กจ าย ให ก บผ ม ส ทธ ร บเง นจร ง ตามเอกสารหล กฐาน ประกอบการเบ กจ ายเง นหร อไม อ กท งเจ าหน าท ท ไม ได ลงลายม อช อได ปฏ บ ต หน าท ของตนตามเอกสารหล กฐาน ประกอบการเบ กจ ายเง นหร อไม จากการสอบถามผ ม หน าท ร บผ ดชอบทราบว า สาเหต ท ไม ปฏ บ ต ให เป นไปตามระเบ ยบท เก ยวข อง เน องจากม การเบ กจ ายเง นไปก อนแล ว แต เอกสาร ประกอบฎ กาเบ กจ ายเง นย งไม ถ กต องครบถ วน จ งรอให เอกสารครบถ วนถ กต องก อน ประกอบก บเจ าหน าท ท จ ดท าฎ กาเบ กจ ายเง น ได จ ดท าและน าไปเสนอ นายกเทศมนตร ลงลายม อช อท บ าน หร อสถานท อ น เน องจากนายกฯ ไม ได เข ามาท างานท เทศบาล ซ งเป น เวลานานกว าฎ กาเบ กได จากการตรวจสอบพบว าได ม ค าส ง เร อง แต งต ง เจ าหน าท เป นผ ตรวจฎ กาละจ ายเง น ได แต งต งให ปล ดเทศบาลฯ เป นผ ตรวจฎ กาและเบ กจ ายเง น และ จากการตรวจสอบฎ กาเบ กจ ายพบว าปล ดเทศบาลฯ ได ลงลายม อช อ เป นผ จ ายเง นจ านวนหลายฎ กา ซ งหน าท ความร บผ ดชอบเก ยวก บการตรวจฎ กาและการเบ ก จ ายเง นต องเป นหน าท ของหน วยงานคล ง แต เทศบาลได แต งต งปล ดเทศบาลให ท าหน าท ด งกล าวแทนโดยไม ม เหต อ นควร การกระท าด งกล าว เป นการกระท าท ข ดต อ ระเบ ยบ และไม ถ กต องตามหล กการบร หารการปกครอง ท าให ระเบ ยบน นไร สภาพบ งค บ และเป นการเส ยหายต อ ระเบ ยบแบบแผนอ นด ของทางราชการ เห นควรให แต งต งคณะกรรมการตรวจสอบข อเท จจร ง กรณ ท ไม ม ใบเสร จร บเง นให ตรวจสอบ ผ ม อ านาจและผ ม หน าท ไม ลงลายม อช อในเอกสารหล กฐานประกอบการเบ ก จ ายเง น และไม ม ฎ กาเบ กจ ายเง นให ตรวจสอบเพ อ ด าเน นการทางว น ยก บเจ าหน าท ผ ร บผ ดชอบและ ผ บ งค บบ ญชาซ งไม ปฏ บ ต ตามระเบ ยบด งกล าว